比較的、お問い合わせが多いのですが、

複数の方が仕事をしている事務所で、

「あれ？あのExcelファイルどこ？」
と、従業員のパソコンを何台も探し回ったとか、

「昨日、残業して修正した数値が元にもどってる！？」
と、せっかく作成したファイルを上書きされてしまったという事例はよくお話として伺います。
※こちらの事象によりお困りの場合は、こちらの記事をお先にお読みください

やはり個人用のデータと、共有するデータとは別に管理したいですね。

弊社ではこのような場合、「ファイルサーバー」の導入をお薦めしています。

「ファイルサーバー」導入の簡単な方法としては、 NAS（Network Attached Storage）＝ナスと呼ばれる機械を購入してくるのがお手軽なのでオススメです。

ＮＡＳはＬＡＮなど、ネットワーク(Network)に接続（Attache）するハードディスクなどの領域（Storage）で、普通に設置すると、ネットワーク上の全てのパソコンからＮＡＳを閲覧したり、書き込みしたりできます。

事務所の全員で共有するファイルなどは、ＮＡＳ上の共有フォルダに置いておけば、探し回る必要がなくなって便利ですね。

ＮＡＳなら、パソコン販売店やAmazonで購入してきて、接続するだけではありますが、ご不明でしたらお問い合わせからご相談いただければ、サポートいたします。

さて、「これにて一件落着」と言いたいところなのですが、この先もよく伺うお話です。
こうして社員全員の共有の置き場ができてしばらくすると…

「人事に関するファイルは、他の社員に見せたくない」
「管理職のファイルは他の社員に（以下略）」

と、見せたい人、見せたくない人を分けたくなってくるようです。

たいていのＮＡＳは初期設定では、誰でも書き込みや削除ができる領域が作られていますから、そこに人事や管理職のファイルを置くと、全員に見えてしまいます。場合によっては書き換えされてしまうかもしれません。

そういうご要望があるときは、ＮＡＳには大抵、管理用アプリが付属していますから、アクセス権を割り振る事で、上記のご希望を叶える事ができます。
イメージはBUFFALOさんのLS210Dの設定画面ですが、
画像１画像２画像３

画像１のように新しいユーザーをパスワード付きで作成します。
画像２のように新しい共有フォルダを作成ます。
作った共有フォルダに、その新ユーザーのみにアクセス権を与えると、そのフォルダに接続しようとすると、画像３のようにユーザー名とパスワードを要求されます。
人事や管理職だけにユーザー名とパスワードを教えておけば、知らない社員はフォルダの中を見る事ができません。

メーカーによって、管理画面や設定できる項目はいろいろありますので、こちらもご不明でしたらお問い合わせからご相談いただければ、サポートいたします。

今度こそ、「これにて一件落着」と言っていいかと思っていると、これまた大抵、次の要望として出されてくるのが

「フォルダを経営者だけ見られるようにできます？」

どうも、そこに「重要なファイルがある場所」が、接続にID/PASSが必要と判っていても、全員に表示されていると気分的によろしくないようです。

ここまでくると、ＮＡＳでは少し荷が重くなり、そうした機能を持っていないＮＡＳもありますので、ファイルサーバーの役目をするサーバー機の導入をお勧めしています。

サーバー機は、サーバー向けのＯＳを載せたコンピュータの事で、「パソコン」よりは耐久性のある部品が使用されている事が多いです。
サーバー向けＯＳとしては、Windows Server　やLinux（リナックス）などがあります。

今回の例では別記事の通り、弊社で中古のサーバー機を探してきてレストアし、CentOSというLinux系のOSをインストールしました。

そこにsambaというアプリをインストールすると、このサーバーのディスク領域がWindows 機からネットワーク上の共有領域として見えるようになり、例えばファイルをその共有領域に保存したり、共有領域のファイルを開いたりする事ができます。

また、実質的には「サーバー機」にWindows パソコンから接続する事になりますので、使用するユーザー全員を登録します。このため、非常に細かい権限設定が可能になります。

sambaは設定ファイル smb.conf でアクセス権や、使用領域などを設定します。
例として、こんなsmb.confを設定しました。

先ほどの説明通り、このsambaではユーザーを作成しますので、そのユーザー（と、システム管理者）しか見えない領域がhomesとして表示され、それに加えて、共有フォルダという、誰でも書き込み読み込み可能な領域が表示されます。

ただし、globalにある、include = /etc/samba/%G.conf　が今回のキモでして、ユーザーの所属するグループ名.confを追加で読み込めという指示になります。

すると、managementというグループに所属させたユーザーは、このmanagement.confに書かれた内容を読み込むので、[管理職]の共有が表示されます。

一般の社員さんはmanagementというグループでなければ、management.confが取り込まれないため、[管理職]の共有が表示されません。

弊社にご相談いただければ、サーバーの選定からＯＳのインストール、sambaの設定まで行いますので、お問い合わせからご相談ください。もちろん、部署毎に共有を割り当てたり、このフォルダは読めるだけで更新は特定の人のみ許可など、御社のご希望にそったファイルサーバーを構築いたします。

今度こそ、今度こそ、「これにて一件落着」と言っていいかと思っていると、

「この管理職フォルダ、Ｙさんも見られないようにして欲しいんだけど」
…って、Ｙさん、あなたの会社のシステム管理者じゃないですか！？　サーバーの全てを制御できるパスワードを知っているシステム管理者に、閲覧できない領域を作るのは……それは流石に無理でございます…